Características do documento são várias informações que definem como o documento será tratado no momento da digitação do pedido ou ordem de faturamento. Definem ainda, os procedimentos a serem tomados no momento em que será emitido e atualizado o documento. Nos itens seguintes explicamos cada uma destas informações.
| • | Tipo de Documento. No tipo de documento definimos a espécie de documento que será emitido. É muito importante a correta definição desta informação porque é a partir dela que o sistema ativa uma série de procedimentos que serão usados durante o processo de digitação do pedido ou ordem de faturamento. Os cálculos de tributos, emissão do documento e atualização do Estoque, Clientes e Fornecedores, também são afetados por esta definição de documento. Quando o cursor chega ao campo o sistema mostra automaticamente uma relação dos tipos disponíveis. A seguir descrevemos cada um deles: |
| • | 01 - Nota Fiscal/Fatura de Venda (Produtos). Este é o tipo de documento mais usado. Normalmente é utilizado quando se deseja emitir uma Nota Fiscal de venda a prazo. Tendo também a necessidade de emitir duplicatas ou outro documento a receber. Ao digitar um pedido ou ordem de faturamento para emitir este tipo de documento, o FT sempre pedirá as informações normais que são necessárias para a emissão da Nota Fiscal, bem como as informações para emissão das duplicatas a receber. As informações das duplicatas ficam registradas junto aos pedidos ou ordem de faturamento para serem exportadas para o seu sistema de contas a receber. No item Exportar Duplicatas descrevemos com mais detalhes sobre a exportação ou atualização das duplicatas. |
| • | 02 - Nota Fiscal/Fatura de Venda Mista (Produtos e Serviços). Use este tipo quando desejar emitir uma Nota Fiscal/Fatura que pode conter no mesmo documento, produtos e serviços. Por se tratar de uma Nota Fiscal/Fatura de venda, todas as explicações dadas acima, para o documento tipo 01, são válidas também para este. A diferença que existe é que, quando estiver usando este tipo de documento, na digitação do pedido ou ordem de faturamento, o sistema pedirá as informações referente aos serviços e como conseqüência, os cálculos e valores considerarão os tributos que, normalmente, incidem sobre os serviços envolvidos. Vide no capítulo Layout de Documentos deste manual mais detalhes sobre incidências de tributos sobre os serviços. |
| • | 03 - Nota Fiscal de Venda (Produtos). Use este tipo de documento quando desejar emitir uma Nota Fiscal de venda de produtos. Geralmente é usado para emitir nota de vendas a consumidor, com recebimento a vista e que dispensa a emissão de duplicatas. Este tipo é similar ao tipo 01, diferindo apenas, que não é uma fatura. Quando é emitido este tipo de documento, o sistema não marca que o pedido ou ordem de faturamento foi faturado, fica registrado uma marca que permite que estes pedidos sejam juntados para emitir uma Fatura simples que engloba várias notas fiscais. Vide mais detalhes sobre fatura simples abaixo, no tipo 12. |
| • | 04 - Nota Fiscal de Venda Mista (Produtos e Serviços). Use este tipo quando desejar emitir uma Nota Fiscal Mista, na qual engloba produtos e serviços. Geralmente é usado para emissão de notas de vendas a consumidor, com recebimento a vista e que dispensa a emissão de duplicatas. Por se tratar de uma Nota Fiscal de venda, todas as explicações dadas acima, para o documento tipo 03, são válidas também para este. Acrescentando-se, que a este serão solicitadas também as informações sobre os serviços. |
| • | 05 - Nota Fiscal de Transferência. Use este tipo de documento quando desejar emitir uma Nota Fiscal de Transferência de produtos de uma filial para outra. Ao digitar uma ordem de faturamento para emitir um documento deste tipo, o FT pede o código da filial no lugar que, normalmente, é pedido o código do cliente. Quando estiver integrado com o EQ é gerado, automaticamente, os dois documentos de entrada e saída, efetuando, em função disto, a atualização do estoque nas duas filiais. |
| • | 06 - Nota Fiscal de Devolução de Venda. Use este tipo de documento quando necessitar emitir uma Nota Fiscal de Entrada por devolução de algum produto vendido. |
| • | 07 - Nota Fiscal de Devolução ao Fornecedor. Use este tipo quando necessitar emitir uma Nota Fiscal de Saída para devolução de produtos para o fornecedor. Ao digitar uma ordem de faturamento para emitir este tipo de documento o sistema pede o código do fornecedor no lugar onde, normalmente, é pedido o código do cliente. |
| • | 08 - Nota Fiscal de Compra. Use este tipo de documento, quando desejar emitir uma Nota Fiscal de Entrada por compra. Geralmente, é usado por empresas que comprar de pessoas físicas que não emitem Notas Fiscais ou importadoras que necessitam emitir notas de entrada dos produtos no País. Ao digitar uma ordem de faturamento para emitir este tipo de documento o sistema pede o código do fornecedor no lugar onde normalmente é pedido o código do cliente. |
| • | 09 - Nota Fiscal de Simples Remessa. Use este tipo de documento quando tiver necessidade de emitir uma Nota Fiscal de simples remessa de produtos para alguma finalidade específica. Quando estiver integrado com o EQ, o documento gerado é uma Nota de Outras Saídas, com o tipo de operação - Simples Remessa. |
| • | 10 - Nota Fiscal/Fatura de Serviços. Este tipo de documento é utilizado quando se deseja emitir uma Nota Fiscal de venda, somente de serviços a prazo em que, também, há necessidade de emitir duplicatas ou outro documento a receber. Ao digitar uma ordem de faturamento para emitir este tipo de documento, o FT sempre pedirá as informações normais que são necessárias para a emissão da Nota Fiscal, bem como as informações para emissão das duplicatas a receber. As informações das duplicatas ficam registradas junto à ordem de faturamento para serem exportadas para o seu sistema de contas a receber. No item Exportar Duplicatas, descrevemos com mais detalhes a exportação ou atualização das duplicatas. |
| • | 11 - Nota Fiscal de Serviços. Use este tipo de documento quando necessitar emitir uma Nota Fiscal somente de Serviços. Geralmente é usado para emitir nota de venda a consumidor, com recebimento a vista e que dispensa a emissão de duplicatas. Este tipo é similar ao tipo 10, diferindo apenas, que não é uma fatura. Quando é emitido este tipo de documento, o sistema não marca que a ordem de faturamento foi faturado, fica registrado uma marca que permite que estas O.F. sejam juntados para emitir uma Fatura simples que engloba várias notas fiscais. Vide mais detalhes sobre fatura simples abaixo, no tipo 12. |
| • | 12 - Fatura de Uma ou Várias Notas Fiscais. Use este tipo de documento quando desejar emitir uma fatura composta de uma ou mais Notas Fiscais. Neste tipo de documento, normalmente se emite também duplicatas em separado ou a própria Fatura já possui uma duplicata em uma de suas vias. O sistema possui um controle de todas as notas fiscais que foram emitidas e ainda não foram faturadas, são as que se originam dos documentos tipo: 03, 04 e 11. Este controle é feito por cliente e, ao digitar uma ordem de faturamento para emitir este tipo de documento, o sistema relaciona todas as notas que estão abertas para o cliente. Dando a opção para selecionar algumas ou todas para efetuar o faturamento. Já vimos neste capítulo no item Ordem de Faturamento, os detalhes deste assunto. |
| • | 13 - Duplicata/Bloqueto Bancário/Carnê. Use este tipo de documento para montar um documento financeiro para recebimento de valores de cliente, tais como: Duplicatas, Bloqueto bancário, Carnê ou outro documento de cobrança. Este tipo de documento normalmente é um complemento de uma fatura (documentos tipos 1, 2, 10 e 12). |
| • | 14 - Ordem de Compra/Pedido ao Fornecedor. Use este tipo de documento quando necessitar emitir Ordem de Compra ou Pedido ao Fornecedor. Quando o FT estiver integrado com o EQ, os pedidos emitidos serão registrados, automaticamente, para o controle de pedidos pendentes. |
| • | 99 - Outro Documento. Use este tipo de documento quando desejar emitir qualquer outro tipo de documento, não previsto nos tipos anteriores, seja ele fiscal ou não. Normalmente é usado para emitir Orçamentos, Levantamentos de preços, Notas de controle interno de pré-venda, etc. |
| • | Nome/Observação. Esta informação tem por finalidade o registro de uma identificação do layout do documento que foi criado. Como sugestão, procure colocar uma descrição que seja conhecida do seu dia a dia para representar o nome do documento. Este nome aparecerá nas telas de digitação do pedido e da ordem de faturamento. |
| • | Atualiza Estoque? A finalidade desta pergunta é estabelecer uma ligação do documento que está sendo criado com o Estoque. Evidentemente, só faz sentido se o FT estiver integrado com o EQ e se o documento representa uma operação de entrada ou saída de estoque. Quando o FT não estiver integrado com o EQ é assumido, automaticamente que não atualiza Estoque. |
Esta pergunta, também pode ser usada para criar situações em que se deseja emitir um documento com todas as características de um documento fiscal, mas não deve atualizar estoque. Por exemplo, uma pré-nota ou nota de controle para uso interno.
Dependendo da resposta que for dada o sistema ativa alguns procedimentos para serem adotados no momento da atualização do estoque e da efetivação do faturamento. Por exemplo: se você responder "N" (não) para qualquer um dos documentos tipos 01, 02, 06, 07, 08, 09 e 99, a ordem de faturamento não será marcada como faturada ao ser emitido o documento.
| • | Calcula Comissão? Esta é uma pergunta que dependendo da sua resposta é ativado ou não o cálculo da comissão de vendas para os vendedores. As respostas possíveis são as seguintes: |
| o | 0 - Não. Significa que não serão calculados, nem gerados informações a respeito de comissões para vendedores. |
| o | 1 - Um Vendedor. Significa que será calculado a comissão para um vendedor. |
| o | 2 - Dois Vendedores. Significa que serão calculados comissões para dois vendedores. |
Nota. 1) Esta pergunta só tem efeito para os tipos de documentos de venda (1, 2, 3, 4, 10, 11 e 12);
2) Os percentuais e o calculo das comissões também possuem vínculos com a tabela de preços e comissões, que está descrita mais adiante, neste capítulo.
Máximo de Notas. Este campo é pedido somente para os documentos tipo 12 (Fatura de várias notas) e corresponde a quantidade de notas fiscais que é possível listar no documento. A maior quantidade permitida é de 100 notas.
Máximo de Duplicatas. Neste campo deve informar a quantidade máxima de duplicatas que é possível desmembrar na fatura. A maior quantidade permitida é de 10 duplicatas.
Nota. Esta informação só tem efeito para os tipos de documentos que emitem faturas (tipos 1, 2, 10 e 12).
% de Juros Mora ao Mês. Neste campo você deve informar qual o percentual ao mês, para o cálculo de juros de Mora para as duplicatas, bloquetos bancário ou carnês.
Nota. Esta informação só tem efeito para os tipos de documentos que emitem faturas (tipos 1,2 10 e 12).
% de Multa por Atraso. Neste campo informe o percentual de multa que deve ser calculado para as duplicatas, bloquetos bancário ou carnês.
Nota. Esta informação também só tem efeito para os tipos de documentos que emitem faturas (tipos 1,2 10 e 12).
Confirma o Estado Cliente. Respondendo "S" a esta pergunta, o FT pedirá confirmação do estado do cliente destinatário, no momento da digitação da ordem de faturamento ou pedido de cliente.
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