Neste item tratamos de cada uma das informações que fazem parte da primeira parte da O.F., tais como: número da O.F., data, número do documento, cliente, condição de pagamento, etc. Vide cada uma destas informações a seguir:
| • | Número da O.F. O número da O.F. ou Pedido como será chamada a O.F. quando se tratar de Vendas, é um número seqüencial entre 1 e 999999. Este número pode ser assumido automaticamente pelo sistema, se estiver indicado para isto em Parâmetros Genéricos no módulo Parâmetros. |
Quando é digitado o número de uma O.F., já existente e que ainda não foi faturada, o sistema assume que é uma alteração da O.F. e mostra as informações existentes e permite, com isto, a alteração de qualquer informação. Ao final, a O.F. é faturada normalmente.
Quando é digitado um número de uma O.F. já existente e já faturada o sistema abre uma janela, alertando que a O.F. já existe e já foi faturada e lhe dá três opções, para que seja escolhido uma. A seguir descrevemos cada uma.
| o | Alterar a O.F. Escolhendo alterar a O.F., o sistema verifica algumas condições e lhe dá alguns alertas descritos abaixo e permite que sejam alteradas algumas informações da O.F. Dissemos algumas informações, porque uma O.F. já faturada não pode ter seus valores monetários alterados. |
| o | Excluir do relatório de comissões. Esta opção só tem sentido, quando se tratar de O.F. de vendas. Permite que a O.F. seja eliminada somente do relatório de comissões de venda. O sistema, simplesmente, apaga o número do vendedor da O.F. |
| o | Elimina a O.F. Esta opção permite a exclusão da O.F. Sempre que indicar que deseja esta opção o sistema pede mais uma confirmação para efetivar a exclusão. Existe uma outra alternativa para efetuar a exclusão de uma O.F. ou pedido, que é entrando na opção de Consultas de Pedidos/O.F. (pressionando a tecla <F9>), descrita no capítulo Consultas Gerais deste manual. |
Mensagens de Alerta ou Erro:
| o | Não permitido alterar informações da Nota Fiscal. Continuo? <S/N> : Significa que está tentando efetuar uma alteração de uma O.F. já faturada e foi emitido uma nota fiscal que está registrada no EQ. Confirmando com a resposta "S", o sistema permitirá a alteração de algumas informações cadastrais, mais não permite a alteração de valores. |
| o | Tipo de documento é diferente do que está trabalhando. Continuo? <S/N> : Significa que informou um número de O.F. que foi digitada para emitir um documento de tipo diferente do tipo que você está trabalhando, conseqüentemente, as informações da O.F. pode não corresponder a mesma tela que está aparecendo no vídeo. Se responder "'S", a alteração pode ficar estranha. |
| o | Este pedido já está excluído do relatório de comissão. Significa que está tentando excluir um pedido do relatório de comissões, pela segunda vez. Será ignorada a operação. |
| o | O pedido possui mais artigos do que comporta o documento que vai emitir. Continuo? <S/N> :. Significa que informou o número de um pedido que pode ser faturado, mas ele contém uma quantidade de artigos, maior do que o espaço que existe no documento que vai emitir. Você tem duas alternativa: responda "N" (não) e informe outro número de pedido/O.F. ou responda "S" (sim). Respondendo sim o sistema mantém o pedido original e marca-o como faturado parcialmente e cria um outro, somente com os artigos que comporta o documento que vai emitir. O número do novo pedido será o mesmo do pedido original acrescido de um número de seqüência que inicia com 01 e pode chegar até 99. Vide mais detalhes sobre faturamento parcial mais adiante neste capítulo no item "Pedidos de Cliente". Lembre-se de que no pedido original ainda ficaram artigos que não foram faturados, portanto, informe novamente este pedido para que seja faturado os artigos, remanescentes. |
| • | Data da O.F. A data da O.F. ou do pedido é documental e fica registrada para ser usada em relatórios e consultas. |
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | Data maior que data do movimento: xx/xx/xx. Está certo? <S/N>: Informou uma data para a O.F. maior do que a data do movimento. Como isto é um procedimento estranho. O sistema lhe pede confirmação. |
| o | Data Muito menor que data do movimento: xx/xx/xx. Está certo? <S/N>: Significa que a data informada é anterior a mais de 30 (trinta) dias da data do movimento. É apenas um alerta, para evitar que você forneça datas muitas antigas e não perceba o erro. Responda "S" (sim) para a data ser aceita. |
| • | Data da Saída. A data da saída é pedida somente para O.F. que está sendo preparada para emitir documentos que atualiza estoque. |
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | Data de saída menor que data mov: xx/xx/xx. Está certo? <S/N>: Confirmando a data da saída menor do que a data do movimento. O sistema refaz todos os lançamentos dos movimentos de estoque existentes para os artigos digitados na O.F. Isto somente ocorrerá se o FT estiver trabalhando integrado com o EQ. |
| o | Data da saída maior que data do mov: xx/xx/xx. Está certo? <S/N>: Verifique se informou a data da saída e a data do movimento corretamente, antes de confirmar. |
| • | Série/Número do Documento. Estas informações são mostradas pelo sistema, dependendo da sua indicação nas informações iniciais da O.F. à pergunta "Faturar Enquanto Digita?". Mas, o cursor só abre para digitação neste campo se o operador tiver permissão para alterar a série ou o número do documento. (Vide controle de numeração do documento ). A seguir descrevemos cada uma das opções: |
| o | Respondeu "N" à pergunta "Faturar Enquanto Digita?", significa que está apenas registrando a O.F., para faturar posteriormente. O sistema não mostra nem pede a série e número do documento. |
| o | Respondeu "S" à pergunta "Faturar Enquanto Digita?", e o operador não tem permissão para mudar a série e número durante a digitação. O sistema mostra a série e o número do documento que será emitido, mas não dá acesso ao campo. Nos casos de controle de numeração centralizados este número pode ser mudado até emissão final do documento. |
| o | Respondeu "S" à pergunta "Faturar Enquanto Digita?", e o operador tem permissão para mudar a série e número durante a digitação. O sistema mostra a série e o número do documento, que será emitido. Nesta opção o operador deverá pressionar a tecla <Enter> para confirmar a série e o número do documento sugerido pelo sistema ou informar outro. |
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | Modificou a série/número do documento. Está certo disto? <S/N> :. Significa que o operador tem permissão para modificar a série e número do documento, durante a digitação da O.F. O sistema está pedindo uma confirmação, para evitar que seja feito uma mudança no número do documento sem perceber. Responda "S", somente se tiver certeza. |
| o | Modificou a série/número do documento. Continuo nesta seqüência? <S/N> :. Significa que confirmou a modificação da série ou do número do documento, o sistema está perguntando, se deve alterar também a seqüência que vinha mantendo. Respondendo "S", o próximo documento a ser emitido terá o número seguinte ao que foi informado aqui. Se a resposta for "N" a seqüência que o FT está mantendo continua e o próximo documento que for emitido terá o mesmo número que foi sugerido para este e que foi alterado. |
| o | Nota já emitida em xx/xx/xx. Série/Número Rejeitado. Significa que o sistema já encontrou no EQ um documento com mesmo número que foi informado, e não é permitido emitir dois documentos com a mesma série e número, para a mesma filial. |
| o | Você não pode mudar o número do documento. Reinicie o processo. Significa que o operador não tem permissão para mudar o número do documento, durante a digitação da O.F. Um outro documento com o mesmo número sugerido pelo sistema já foi emitido. Neste caso o sistema emitiu a mensagem anterior, alertando que a nota já foi emitida e o operador não tem permissão para informar outra série ou número e como não é possível emitir dois documentos com a mesma série e número o sistema está rejeitando o processo. Esta situação só ocorre se foi forçado a emissão de algum documento, fora da seqüência normal do sistema ou foi incluído, através do EQ, um documento com este mesmo número. O procedimento correto é voltar ao início da tarefa, e informar corretamente o número do primeiro documento que será emitido. |
| o | Data da Emissão. Esta é a data da emissão do documento, geralmente é igual a data do movimento e é pedida somente quando estiver faturando. |
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | Data de emissão menor que data mov: xx/xx/xx. Está certo? <S/N>: Confirmando a data de emissão menor do que a data do movimento, o sistema refaz todos os lançamentos dos movimentos de estoque para todos os artigos digitados na O.F. Isto ocorre somente quando o FT estiver trabalhando integrado com o EQ. |
| o | Data de emissão maior que data do mov: xx/xx/xx. Está certo? <S/N>: Verifique se informou a data de emissão e a data do movimento corretamente, antes de responder "S" para confirmar. |
| o | Código do Cliente. O código do cliente é pedido somente quando estiver digitando uma O.F. para emissão de notas de venda, devolução de vendas e notas de prestação de serviços. |
Pressionando a tecla <F4> o sistema mostra uma relação dos clientes existentes. Selecione o que desejar e quando sair da tabela o sistema transfere automaticamente o código do cliente para este campo.
Informando um código de cliente inexistente, o sistema lhe dá opção para incluí-lo neste momento, abrindo a tela apropriada para isto.
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | CGC/CPF do cliente está errado. Vai deixar assim? <S/N>: Ao carregar o cliente o sistema verifica os dígitos verificadores do CGC ou CPF e se estiver errado, pede sua confirmação para continuar o faturamento. |
| o | Cliente sem crédito. Será aceito? <S/N>: No cadastro do cliente existe um campo chamado "Situação do Cliente", com opções para ser registrado para o cliente. E sempre que estiver indicado que o cliente não possui crédito o sistema emite este alerta e pede sua confirmação. Após a confirmação o sistema pede a senha do responsável pelo faturamento, para garantir que o faturamento não seja feito para cliente duvidoso. |
| o | Código do Fornecedor. O código do fornecedor é pedido somente quando estiver digitando uma O.F. para emissão de notas de compra, devolução ao fornecedor ou ordem de compra. |
Pressionando a tecla <F4> o sistema mostra uma relação dos fornecedores existentes. Selecione o que desejar e quando sair da tabela o sistema transfere automaticamente o código do fornecedor para este campo.
Informando um código de fornecedor inexistente o sistema lhe dá opção para incluí-lo neste momento, abrindo a tela apropriada para isto.
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | CGC/CPF do fornecedor está errado. Vai deixar assim? <S/N>: Ao carregar o fornecedor o sistema verifica os dígitos verificadores do CGC ou CPF e se estiver errado, pede sua confirmação para continuar o faturamento. |
| o | Filial de Destino. O código da Filial de destino é pedido, somente quando estiver digitando uma O.F. para emissão de notas de transferências. |
As informações da filial de destino deverão estar definidas no layout da nota.
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | Informou filial de destino igual filial de origem. A Filial de destino não pode ser igual a filial de origem, não é possível transferir mercadorias para a mesma filial. |
| • | Código do Representante 1. O código do primeiro representante ou vendedor é pedido somente quando estiver digitando uma O.F. para emissão de notas de venda e é necessária somente se desejar controlar comissões por vendedor. Pressionando a tecla <F4> o sistema mostra uma relação dos vendedores existentes. Selecione o que desejar e quando sair da tabela o sistema transfere automaticamente o código do vendedor para este campo. |
Quando o vendedor estiver registrado no cadastro do cliente, este é assumido automaticamente neste campo.
Informando um código de vendedor inexistente, o sistema lhe dá opção para incluí-lo neste momento, abrindo uma janela apropriada para isto.
Não informando o código do representante e pressionando a tecla <Enter>, o sistema coloca no nome do representante o texto "SEM COMISSÃO", significa que não será calculado a comissão.
| • | Código do Representante 2. Informe o código do segundo representante ou vendedor somente quando desejar controlar comissões para um outro vendedor, supervisor ou gerente. |
Não informando o primeiro representante, este segundo é ignorado pelo sistema.
| • | Natureza de Operação. Informe o código da tabela de natureza de operação que é fornecida pela Receita Estadual. A frente do código será colocado a descrição da natureza. Este código, também será usado para apuração do ICMS. |
Pressionando a tecla <F4> o sistema mostra uma relação das naturezas existentes. Selecione a que desejar e quando sair da tabela o sistema transfere automaticamente o código da natureza para este campo.
Informando um código de natureza inexistente, o sistema lhe dá opção para incluí-la neste momento, abrindo uma janela apropriada para isto.
Existe uma tabela complementar a esta que determina quais as naturezas devem ser assumidas, quando não forem informadas nada no campo. Esta tabela é fornecida em "Parâmetros Genéricos", que já vimos no item Parâmetros deste manual. Portanto, para que seja assumido a natureza padrão, deixe o campo em branco e pressione a tecla <Enter>.
Mensagem de Alerta ou Erro:
| o | Código de natureza de operação estranho. Está Certo? <S/N> :. Significa que o código informado não está na tabela, se deixá-lo errado o sistema não conseguirá acumular os valores deste documento na operação correta para apuração do ICMS e como conseqüência os livros de registro de entrada ou saída não terão o registro deste documento. Informe o número correto ou deixe o campo em branco para que o sistema assuma o número padrão. |
| o | Código de natureza incompatível com a operação. Esta certo? <S/N>: Colocou uma natureza que não corresponde ao tipo de documento que esta digitando. Por exemplo: está digitando uma venda e colocou natureza de compra. |
| • | Via de Transporte. Informe o código da via de transporte que será usado para envio da mercadoria que está sendo faturada. |
Pressione a tecla <F1> para obter a relação dos códigos disponíveis.
| • | Condição de Pagamento. Através da condição de pagamento é estabelecido a quantidade de parcelas que será faturado e o vencimento de cada uma. |
Informe a quantidade de dias entre a data da emissão e o vencimento que deseja para cada parcela. O sistema permite que seja informado até seis parcelas. As informações de cada parcela serão pedidas no final da digitação da O.F., numa janela específica para isto. Vide mais detalhes adiante, neste capítulo.
Quando estiver faturando uma venda a vista ou houver parcela a vista ou contra apresentação informe zero no campo reservado para a primeira parcela. Se informar a segunda parcela também com zero o sistema interpretará que a venda é toda a vista e lhe faz a seguinte pergunta: Emitir Duplicata? <Sim ou Não> :, respondendo "Sim" o sistema pedirá as informações da duplicata.
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http://utilsoft.com.br/help/index.html?dadosiniciaisvenda.htm
