A operação de entrada por compra realize os seguintes procedimentos aos artigos do documento:
| • | Adiciona os saldos físicos e financeiros aos saldos do estoque; |
| • | Recalcula custo médio e o custo de reposição; |
| • | Baixa do pedido correspondente a compra; e |
| • | Se a condição de pagamento for a prazo, solicita o digitação das duplicatas a pagar. |
A seguir detalhamos todas as informações que podem conter numa nota de compra.
| • | Filial que Recebeu.Esta informação é pedida somente se a empresa possuir filiais. Informe o número da filial que recebeu o estoque. Certifique-se que esta informação esteja correta, pois um erro aqui pode causar sérios problemas quanto aos saldos do estoque. Pressione a tecla <F4> para ver a tabela de filiais. |
| • | Série/Número da Nota. Esta informação serve para identificar o documento nas consultas e nos relatórios. Caso não tenha a série e o número da Nota Fiscal, informe um número que possa ser identificado depois. |
Mensagem de erro ou de alerta:
| ▪ | Já existe um documento com este número.Vai incluir Outro? <S ou N>:. Ocorre quando informar série e número de uma nota que já foi cadastrada. Certifique-se de que seja realmente uma nova nota e responda <S>. Se responder <N> deve informar outro número de nota. |
| • | Data da Emissão e Data da Entrada no Estoque. Informe a data no formato (DDMMAA). A data de emissão da Nota Fiscal é uma informação documental e faz parte da identificação da nota. Isto significa que toda vez que precisar efetuar uma consulta ou emitir um relatório que envolve os documentos será necessário informar também a data da emissão. |
A data da entrada da compra ou a data da movimentação do estoque, como será chamada quando tratarmos das consultas e relatórios deve ser informada se for diferente da data de emissão.
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | Data de Entrada/Saída Menor que Data da Emissão. A própria mensagem diz tudo, é ilógico ocorrer uma entrada ou saída antes da emissão da nota. |
| ▪ | Data Maior que Data do Movimento:. Informou uma data superior a data do movimento ou os documentos de dias diferentes estão misturados. Procure não trabalhar com documentos de dias diferentes num só movimento, faça um dia de cada vez. Deve informar uma data menor ou igual a data do movimento. |
| ▪ | Data Menor que Data do Último Movimento: xx.xx.xx. Esta Certa? <S ou N>:. Esta mensagem na data de emissão é apenas um alerta se estiver certa responda <S>. Se responder <N>, deve informar nova data. |
Esta mensagem na data da entrada no estoque, significa que pode haver outros movimentos com datas posteriores a esta que está informando. Caso exista algum movimento o sistema entra numa rotina de reprocessamento de todos os movimentos que houver após a data informada. Este reprocessamento nem sempre é rápido e dependendo da quantidade de movimentos que existirem pode demorar um bom tempo. Responda <S> ou <N> com segurança do que está fazendo.
O "xx.xx.xx" na mensagem representa a data do último movimento.
| ▪ | Data Inválida. A própria mensagem diz tudo. Significa que a data não existe. Exemplo: 30/02/96, 31/04/96. |
| • | Natureza de Operação. Informe o código da tabela de natureza da operação, que é fornecida pela Receita Estadual. Este código será usado para emissão dos livros para registro de entrada, de saída e apuração do ICMS e IPI. Para consultar a tabela de natureza pressione a tecla <F4>. |
Se não informar nada o sistema assume a natureza padrão que é comum à operação de compra. É possível cadastrar em parâmetros genéricos o código de natureza que deseja que seja assumido automaticamente nesta operação.
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | Código de Natureza de Operação estranho. Significa que o código informado, não foi encontrado na tabela, se deixá-lo errado o sistema não conseguirá acumular os valores desta nota na operação correta, nos livros para registro de entrada, de saída e apuração do ICMS e IPI. |
| ▪ | Código de Natureza incompatível com a Operação. Esta Certo? <S/N>:. Ocorre quando fornecer uma natureza de operação que não corresponde a uma entrada por compra. |
| • | Código do Fornecedor. Informe o código do fornecedor. Para ver a tabela de fornecedores pressione a tecla <F4>. |
| • | Número do Pedido. O EQ possui um controle dos pedidos efetuados ao fornecedor. Este controle consiste no cadastramento do pedido, como veremos mais adiante neste capítulo, e na baixa do que foi atendido pelo fornecedor. A baixa do pedido pode ser feita, automaticamente, no momento que é lançado a compra ou manualmente (também veremos neste capítulo as situações em que são necessárias as baixas manuais). |
Sempre que é lançada uma compra o sistema procura fazer a baixa do pedido. Existem dois procedimentos disponíveis para isto, para saber qual dos dois adotar, o sistema depende da informação que for prestada neste campo, vide a seguir como proceder:
| ▪ | Informando o número de um pedido cadastrado, o sistema efetua a baixa somente naquele pedido informado. |
| ▪ | Não informando nada, isto é, deixando o campo em branco, o sistema faz a baixa através dos artigos existentes na nota. É feito uma busca dos pedidos pendentes para o artigo e faz a baixa automaticamente a partir do pedido mais antigo, se houver mais de um pedido para o mesmo artigo. |
| • | Condições de Pagamento. Informe 1 para compra a vista e 2 para compra a prazo. Se parte da nota for paga a vista e parte paga a prazo informe 2. |
Sendo compra a prazo, o sistema pedirá as duplicatas a pagar logo que terminar a nota. Vide mais detalhes sobre as duplicatas a pagar mais adiante neste capítulo.
| • | Código do Artigo. O artigo pode ser encontrado por qualquer um dos três códigos disponíveis (reduzido, normal ou o código de barras). Pressione a tecla <F4> para ver o scroll com a relação dos artigos existentes. |
Enquanto o cursor estiver na linha do artigo informado, ficará visível uma pequena janela contendo a descrição completa com o nome, complemento, observação e a unidade de medida do artigo.
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | Artigo já incluído no Documento. Vai incluir outro? <S/N>:. Informou um mesmo artigo duas vezes na nota. O sistema pede uma confirmação porque isto não é normal. |
| ▪ | Mais de 100 Artigos no Documento. O sistema aceita no máximo 100 artigos por documento. |
| • | Quantidade. Informe a quantidade do artigo, recebida na compra. Se houver decimal, digite a parte inteira seguida de uma "," ou "." e a parte decimal, mas lembre-se que só será aceito decimais se foi definido nos parâmetros genéricos que o artigo possui quantidade com decimais (vide o capítulo Parâmetros deste manual). |
| • | Valor. Informe o valor total do artigo comprado. Se houver decimal, digite o valor inteiro seguido de "." ou "," e a parte decimal. |
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | A variação do custo médio é INFERIOR ou SUPERIOR aos limites estabelecidos nos parâmetros. Os limites inferior e superior de variação do custo médio, são estabelecidos em percentual nos parâmetros genéricos e servem para lhe alertar sobre possíveis erros de emissão de notas ou de digitação. Se depois de conferido os valores e realmente estiverem corretos, confirme-os. |
| • | Percentual de IPI. Informe o percentual de IPI tal como aparece na nota fiscal. O valor calculado é mostrado a frente. |
| • | Valor do IPI. Este valor normalmente é calculado tomando como base o valor do artigo e o percentual informado. Mas existem situações em que o valor é calculado de outras formas, não considerando um percentual, nestes casos deixe o percentual com zeros e informe o valor que aparece na nota. |
| • | Embalagem c/IPI. Neste campo o sistema abre uma pequena janela e pede o valor da embalagem e o percentual ou valor do IPI da embalagem. O valor acrescido do IPI da embalagem também é rateado aos artigos do documento para calcular o custo médio e de reposição. |
| • | Desconto Concedido. Informe o valor total do desconto da nota. Este valor será rateado proporcionalmente ao valor de cada artigo da nota. Portanto esta informação é muito importante para composição do custo médio e de reposição. |
Caso exista desconto individual por artigo, é necessário deduzir o desconto manualmente em cada artigo e informar o valor líquido no campo valor. Se desejar use a nossa calculadora interna, pressione <F7> para chamar a calculadora e depois pressione <F4> para trazer o resultado para este campo.
| • | Despesas Acessórias. Informe o total das despesas acessórias. Estas despesas referem-se as despesas que fazem parte da Nota Fiscal e são adicionadas ao total da nota, tais como: frete, seguro, etc., elas serão rateadas proporcionalmente ao valor de cada artigo da nota. |
Se houver alguma outra despesa que não faz parte do total da nota informe no campo outras despesas.
| • | Valor total do IPI. Neste campo o sistema abre uma pequena janela e pede a base de cálculo e o valor total do IPI. A base de cálculo é armazenada e pode ser usada na montagem de relatórios através do Gerador de resultado. |
O valor do IPI é acrescentado ao valor do artigo para compor os custos médio e de reposição do artigo. Este valor serve para checar os valores de IPI calculado ou informado em cada um dos artigos da nota.
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | IPI com diferença. Significa que o valor do IPI informado não bate com valor resultante dos percentuais que foram informados nos artigos. Verifique, pois pode estar errado o valor informado ou os percentuais nos artigos da nota. Caso exista realmente a diferença e não for corrigir responda <S> a pergunta "Gravo com diferença? S ou N :". Se for corrigir responda <N>. |
| • | ICMS retido. Neste campo o sistema abre uma pequena janela e pede a base de cálculo, alíquota e o valor do ICMS retido ou substituído. O valor é pedido somente se não for informado o percentual. |
O sistema entra nestes campos somente se algum dos artigos da nota for sujeito a este tipo de tributação (vide tabela de tributação, capítulo 4 deste manual).
| • | Despesas Financeiras. Neste campo devem ser lançadas as despesas financeiras, de compras a prazo. Normalmente nas notas de compra aparecem como receitas financeiras ou encargos financeiros. Estes valores não acumulam para a base de cálculo do ICMS, porque sobre eles não tem incidência deste tributo. |
| • | Total da Nota. Este total significa o fechamento da nota, e será confrontado com o seguinte cálculo que o sistema faz: Total da Nota = Somatória dos valores dos artigos - Descontos + Despesas acessórias + Valor do IPI + ICMS retido + Despesas Financeiras. Lembre-se que o valor das Outras Despesas e Outras Despesas Tributadas não entram neste total. |
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | Nota com diferença. Significa que o cálculo do sistema não fechou com o valor informado. Pode estar errado qualquer um dos valores envolvidos no cálculo ou o próprio total informado. Procure o erro e corrija-o. |
| • | Percentual de ICMS. Neste campo o sistema abre uma pequena janela e pede a base de cálculo, a alíquota e o valor do ICMS. O valor normalmente é calculado pelo sistema usando a base e o percentual, caso não seja fornecido o percentual o sistema pede para ser informado este valor. |
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | Percentual de ICMS inválido. Significa que o percentual informado não foi encontrado na tabela de ICMS, que é definida nas tabelas gerais. |
| ▪ | Vai deixar o ICMS com zeros? <S/N> :. Esta pergunta é feita somente se tanto o percentual quanto o valor for informado igual a zero. |
| • | Outras Despesas. Este campo permite que sejam informadas as despesas extra nota, isto é, despesas que ocorreram após a emissão da Nota Fiscal, como: descarga, armazenagem e outras, que devem ser adicionadas aos custos das mercadorias. |
O valor informado aqui será rateado proporcionalmente no valor de cada artigo para compor os custos médio e de reposição. Lembre-se que este valor, embora seja adicionado aos custos não faz parte do total da nota.
| • | Outras Despesas Tributadas. Neste Campo o sistema abre uma pequena janela e pede uma série de informações, descritas a seguir. As informações prestadas nestes campos também serão consideradas nos livros de entrada, saída e apuração de ICMS. |
| ▪ | Valor da Despesa. Normalmente são lançadas aqui as despesas adicionais que não fazem parte da Nota, como frete e outros serviços que são tributados por ICMS. Esta despesa também é rateada proporcionalmente nos artigos para compor os custos médios e de reposição. |
| ▪ | Natureza de Operação. Informe o código da natureza da operação. Este código sendo válido, faz com que esta despesa também seja acumulada para apuração do ICMS. |
| ▪ | Base de Cálculo. Informe o valor da base de cálculo do ICMS. |
| ▪ | Número do Documento. Informe o número do documento da despesa. |
| ▪ | Data da Emissão. Informe a data da emissão do documento da despesa. |
| ▪ | Código do Fornecedor. Informe o código do fornecedor da despesa. |
| • | Duplicatas a Pagar. As informações das duplicatas a pagar serão pedidas somente se a condição de pagamento for a prazo. Para isto será aberto uma janela sobre a tela com os dados da nota. A seguir detalhamos a que se destina as duplicatas digitadas: |
| ▪ | Para os usuários do RxD (Sistema UtilSoft de Administração Financeira), serão atualizadas diretamente no Contas a Pagar. Vide mais detalhes sobre este assunto mais adiante neste capítulo. |
| ▪ | Para os usuários de outros sistemas de Contas a Pagar, as duplicatas poderão ser exportadas para arquivos tipo TXT. Vide mais adiante sobre este assunto neste capítulo. |
| • | Número da Duplicata. O número da duplicata é uma informação livre e podem ser informados números e letras, como: 1234/A, 1234/B, 1234/1, etc... Deve informá-lo no formato que necessitar no seu sistema de contas a pagar. Enquanto o total das duplicatas informadas for menor que o total da Nota o EQ assume o número da nota seguido de "/" e um número que representa a parcela. |
Quando os valores informados nas duplicatas forem igual ao total da nota o sistema encerra automaticamente a digitação das duplicatas. Caso isto não ocorrer é porque os valores informados estão com diferença, para verificar deixe o campo em branco e pressione a tecla <Enter>.
| • | Vencimento. Informe o vencimento da duplicata no formato (DDMMAA). Esta data não pode ser menor que a data da emissão da nota. |
| • | Valor da Duplicata. Informe o valor da duplicata, se houver decimal, digite "." ou "," para separá-la da parte inteira. |
| • | Tipo de Documento. Esta informação é pedida somente para os usuários do RxD. Informe em qual tipo de documento do RxD deve ser gravado a duplicata. Pressione a tecla <F4> para ver a tabela. Vide mais detalhes sobre a tabela de tipo de documentos no capítulo 4 do manual do usuário do RxD. |
| • | Banco (bco). Esta informação é pedida somente para os clientes que não possuem o RxD. Informe neste campo o código do banco. |
| • | Operação (Op). Informe o tipo de cobrança da duplicata. Se for usuário do RxD pressione a tecla <F4> para obter a tabela dos tipos de cobranças. |
| • | Conta Corrente. Se desejar vincular a duplicata a uma conta corrente, informe o código da conta neste campo. Se for usuário do RxD, pressione a tecla <F4> para ver a tabela de contas correntes. |
| • | Agência (Age). Informe o código da agência cobradora. Esta informação é pedida somente para os clientes que não possuem o RxD. |
Mensagens de erro ou de alerta:
| ▪ | Total das duplicatas diferente do total da nota. Significa que houve diferença entre a nota e as duplicatas. Se o valor das duplicatas for maior, é necessário corrigí-lo. Se for menor o sistema pede sua confirmação. Se responder <S> a pergunta "Está Certo. S ou N? : " a diferença será considerada como paga a vista, respondendo <N>, deve corrigir a diferença. |
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