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Implantação da Gestão de Estoque

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O objetivo deste item é sugerir uma seqüência lógica de procedimentos e cuidados a serem adotados, na implantação da Administração do Estoque na sua empresa. Ainda neste item, faremos alguns comentários baseados nas experiências de alguns dos nossos usuários.

Aqui nos limitamos a apresentar os procedimentos de forma genérica, sem nos alongar nos detalhes operacionais de cada um. Pois cada procedimento foram explicados em itens e capítulos específicos neste manual.

A área de Gestão de estoque é bem flexível e com algumas configurações será possível adaptá-la às particularidades da sua empresa. Mas antes de iniciar a implantação propriamente, faremos alguns comentários que julgamos serem importantes, para que seja possível obter bons resultados da administração dos estoques.

Conscientização do pessoal. Comece mostrando a toda a equipe de funcionários e colaboradores, que para a empresa ter uma boa saúde financeira é necessário fazer um bom controle dos estoques. Pode parecer desnecessário, mas é muito importante que todas as pessoas da empresa (inclusive a diretoria), tenha plena consciência de que cada item existente na empresa, por menor que seja, por mais insignificante que seja, deve estar registrado no estoque e qualquer movimentação de entrada ou saída também deve ser registrada, inclusive as movimentações para consumo ou uso dentro da empresa.
Organização do estoque. O cuidado com que a empresa trata o estoque, transmite às pessoas a importância que ele tem. Se estiver desorganizado, as pessoas tendem a pensar que pode tratar as movimentações com desleixo, pois ninguém poderá conferir os erros. A organização, evidentemente deve ser feita de acordo com a necessidade de cada um, mas procure não espalhar os estoque por todos os cantos da empresa, pois isto, facilitaria as movimentações sem o registro, levando a ter diferenças nos saldos.
Organização do trânsito interno do estoque. Todas as movimentações do estoque, devem ser registradas. Para isto, crie facilidades para que todas as compras e outras entradas de mercadorias, no mesmo momento que é feito a conferência do que chegou, seja também feito o registro da entrada no estoque; todas as vendas; e outras saídas, passem pelo registro da saída antes mesmo da saída fisicamente do estoque.
Inventário periódico. Para garantir que o estoque sempre esteja correto, faça inventários periódicos. O período entre um inventário e outro não deve ser muito longo, pois após ter passado muito tempo, fica muito mais difícil de localizar a causa de alguma diferença para corrigi-la e adotar procedimentos para evitar que volte acontecer. Mesmo que seja parcial ou por amostragem, é muito importante que os inventários sejam feitos. Isto ajudará a conscientizar as pessoas de que o estoque sempre deve estar correto.

Depois desta preparação para controlar bem os estoques, vamos entrar diretamente ao assunto específico deste item, com alguns passos para iniciar e concluir a fase da implantação do Estoque:

1.Definir o código dos artigos. A definição do código do artigo é muito importante para a organização e a obtenção de resultados em relatórios e consultas, além de permitir estruturar o estoque em grupos (departamento, espécie, categoria, marcas, etc). Leia com atenção, observando os exemplos do item que trata deste assunto, no capítulo Cadastro de Artigos e observe ainda os exemplos de códigos, ambos neste manual. Este procedimento é um dos pontos mais importantes para obtenção da maioria dos resultados oferecidos pelo sistema. Observe também os relatórios padrões: Relatório de Faltas e Excessos que pode ser feito por grupo, por fornecedor, etc; Relatório Financeiro que lhe dá um resumo as vendas com várias quebras, também envolvendo grupos, subgrupo, filiais, etc; a Relação de Itens para Promoção também pode ser selecionado por grupo; alem de outras opções de relatórios que podem ser criados através do gerador de resultados.
2.Configurar os parâmetros. O segundo passo é confirmar ou redefinir todos os parâmetros que o sistema pede, leia com atenção cada item de Parâmetros deste manual e responda cada uma das perguntas que são feitas fornecendo as informações solicitadas.
3.Configurar as transações. Entre em cada uma das transações que movimentam estoque, conforme a tabela a seguir:

 

TRANSAÇÕES PARA SAÍDAS

TRANSAÇÕES PARA ENTRADAS


51 - Vendas - Nota Fiscal
41 - Compras

52 - Vendas - Cupom Fiscal
42 - não é usada

53 - Devolução de compras (ao fornecedor)
43 - Devolução de vendas (do cliente)

54 - Saída por Transferência
44 - Entrada por transferência

55 - Saída para produção
45 - Entrada de produção própria

56 - Ajuste por inventário (-)
46 - Ajuste por inventário (+)

59 - Outras saídas
49 - Outras entradas

71 a 79 - Remessas para fora da empresa
61 a 69 - Retorno de Fora da Empresa

91 a 99 - Devolução de estoque de terceiros
81 a 89 - Entrada de estoque de terceiros
4.Cadastrar as tabelas. As tabelas são muito importantes para facilitar as tarefas de cadastramento dos artigos. A principal tabela é a tabela de tributação, mas verifique também as tabelas de Classificação do IPI; Categoria dos artigos; Unidades de medidas. Algumas tabelas, já vem com alguns itens cadastrados, no entanto é possível que seja necessário acrescentar outros itens de acordo com a sua necessidade.
5.Cadastro de Fornecedores. Ao cadastrar cada artigo é necessário indicar o fabricante e os fornecedores, portanto é importante implantar antes o cadastro de fornecedores. Cadastre todos os fornecedores, dos quais a empresa ainda compra.
6.Cadastrar os grupos/subgrupos dos artigos. Este procedimento é necessário somente se foi definido que vai usar grupos de artigos. Leia com atenção no capítulo Cadastro de Artigos deste manual o item cadastramento de grupos .
7.Cadastrar os artigos. Antes de iniciar o trabalho de cadastrar os artigos, é importante relacionar os artigos separados por grupo e subgrupos, porque, os artigos de um grupo, geralmente, tem as mesmas características e as informações que tem de fornecer no cadastramento de cada um são mais ou menos similares. O cadastramento dos artigos também pode ser feito através de importação a partir de arquivo tipo TXT. Portanto, se a sua empresa já possuir algum cadastro de artigos, pode simplesmente copiá-lo  através do processo de importação descrito no capítulo Cadastro de Artigos deste manual.
8.Conferir os artigos cadastrados. Ao encerrar o cadastramento dos artigos, faça uma listagem dos artigos, para conferir se todos foram cadastrados. Esta listagem pode ser o relatório padrão "Lista de Preços" ou outro relatório qualquer criado com o Gerador de Resultados.
9.Levantamento de saldos. Emita o Relatório para Levantamento de Saldos. Este relatório relaciona todos os artigos cadastrados, reservando espaços para informar os saldos físico e financeiro do estoque. De posse do relatório efetue o levantamento dos saldos por filial. Informe nas colunas apropriadas o saldo físico e o saldo TOTAL financeiro, esqueça o custo unitário, o sistema calcula.
10.Implantar os saldos do estoque. Para implantar o saldo do estoque entre em <Estoque/Outras Entradas> e seleciona uma transação (49-outras entradas, sub-transação = implanta saldos). Logo que selecionar esta opção o sistema lhe pedirá a data do movimento, informe a data que foi feito o levantamento. Mantenha esta mesma data enquanto estiver lançando a implantação, mesmo que este trabalho demore mais de um dia e o sistema lhe sugerir outra data. Para garantir que todos os lançamentos sejam fornecidos ao sistema, totalize o valor da implantação folha por folha e, ao efetuar o lançamento feche a digitação a cada folha como sendo um novo documento. Com isto os sistema fará a verificação dos valores, entre o que você digitou e o que foi levantado e anotado na folha.
11.Fazer Backup. Faça Backup de segurança das informações já existentes, diariamente. Siga rigorosamente as explicações sobre os aspectos de segurança. O backup é o único seguro das suas informações, contra alguma eventualidade não desejável, como: falhas de equipamento, falhas de programas, falhas de pessoas, roubos, incêndios, etc.
12.Conferir a implantação. Para conferir os saldos implantados, sugerimos emitir o relatório Registro de Inventário. Havendo necessidade de corrigir algum saldo, também entre no módulo de Movimento do Estoque nas operações de Outras Entradas escolha uma transação (49-outras entradas, sub-transação ajusta saldo(+)) para adicionar saldo ou Outras Saídas, transação (59-outras saídas, sub-transação ajusta saldo(-)) para subtrair do saldo. Mantenha, também, nesta tarefa a mesma data de movimento da implantação.
13.Movimentação normal. Após a conclusão de todos os procedimentos descritos acima, os seus cadastros de artigos e estoque, estarão prontos para receber a movimentação normal de entrada e saída do estoque.

Obs. Antes de iniciar o lançamento dos movimentos diários do estoque leia o item Movimentação do Estoque com atenção.

 


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