PLANIFICAÇÃO
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Produtos da Fase
| • | Objetivos e estratégia definidos |
| • | Equipe de Projeto trabalhando |
| • | Plano de Investimentos elaborado |
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Informe-se sobre tudo o tenha relação com Automação Comercial
| • | Aprofunde-se o suficiente para saber como tirar o máximo proveito comercial da tecnologia. Não procure, porém, tornar-se um "técnico". |
| • | Visite e estude lojas já automatizadas, empregando a técnica de "benchmarking". |
| • | Informe-se sobre a legislação, inclusive sobre incentivos fiscais. |
| • | Leia revistas especializadas em seu ramo comercial. |
| • | Participe de eventos/palestras do setor. Encaminhe suas sugestões a UtilSoft. |
Envolva, de imediato, as lideranças da empresa
| • | Os sócios, acionistas, diretores e gerentes superiores, se houver, devem estar pessoalmente empenhados no projeto, desde o início. |
Forme a Equipe do Projeto já nesta fase
| • | Seus componentes participarão dos levantamentos, do planejamento, da preparação e da transição. Se sua empresa não comportar a montagem de uma equipe, talvez você precise reforçar-se com um consultor externo ou empresa especializada. O que importa, no entanto, é que você esteja sempre no comando dos trabalhos e que sua empresa retenha o "know-how" adquirido. |
Entenda seus processos de trabalho atuais
| • | Analise e descreva seus processos atuais. Já existe alguma informatização ? Quem está envolvido em cada um desses processos ? Por que são, como são ? |
| • | Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser reparados) e fortes ( suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas). |
Dimensione as operações presentes e futuras
| • | Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por faixa horária, quantas cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias, quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos médios de fila, de desembaraço de mercadoria, no crediário, e assim por diante. |
| • | Projete a evolução quantitativa de suas operações para um período de tempo relevante ( os próximos dois a cinco anos), considerando inclusive a introdução de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas, etc. |
| • | Preveja as novas operações que pretende introduzir (exemplo: lista de noivas, televendas, entrega domiciliar, reposição automática, entrega direta em loja, etc.) e quantifique-as. |
| • | Se tem ou pretende ter atividades terceirizadas, leve-as em consideração. |
Estabeleça sua capacidade de investimento
| • | Projete sua disponibilidade de recursos a serem investidos na automação de sua loja. Considere os recursos adicionais gerados pela própria informatização, inclusive aqueles derivados de incentivos fiscais. |
| • | Este é um exercício indispensável para que você possa estabelecer seus objetivos e sua estratégia de ação. Mas, como você já deve ter percebido, essa tarefa é do tipo "faz e refaz", à medida que se "afina" a formulação dos objetivos e da estratégia. |
Defina objetivos e uma estratégia de ação
| • | Fixe o objetivo final a ser alcançado com a implantação da automação. |
| • | Determine a amplitude da automação, ou seja, quais os processos, atividades e tarefas que serão informatizadas. |
| • | Divida o objetivo geral em diversas etapas, de modo que estas se constituam em módulos gerenciáveis e implantáveis independentemente. |
| • | Estabeleça as metas quantitativas de resultados a serem obtidos em cada segmento e/ou processo que será automatizado na loja e na retaguarda. |
| • | Fixe sua estratégia de ação: por onde começar; em que ordem e em que tempo avançar; haverá, ou não, aproveitamento da implantação para uma reforma geral da Loja e/ou para uma reorganização interna. |
| • | Elabore um orçamento preliminar de investimentos, considerando sua estratégia e prevendo as fontes de financiamento (recursos próprios e de terceiros). |
Dicas importantes
| • | Automação não é a simples troca de equipamento, nem mesmo a mera substituição dos procedimentos manuais por procedimentos informatizados. Em conseqüência, esteja preparado para mudanças profundas. |
| • | Concentre-se, nesta fase, em determinar qual a solução que pretende obter e não qual equipamento comprar. Planeje onde quer chegar, o que quer resolver, que dados captar e como aproveitá-los. |
| • | Se não for possível, logo no primeiro estágio, uma automação completa, não perca de vista que só a total automação traz a eficiência operacional requerida. Portanto, planeje investir por etapas sem perder a visão do todo. |
| • | Planeje fazer aquilo que é factível, dadas as efetivas disponibilidades de tempo e recursos, e levando em conta os impactos operacionais e culturais. Resista à tentação de ser "super-ambicioso". Seja agressivo, mas realista. |
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