PREPARAÇÃO
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Produtos da Fase
| • | Equipamentos periféricos, softwares e processos testados |
| • | Instalações físicas adaptadas (obras civis, elétricas, etc.) |
| • | Plano e pacotes de treinamento elaborados |
| • | Acordos pactuados com Fornecedores, bancos, etc. |
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Execute as obras de infra-estrutura
| • | Redefina as rotinas de trabalho atinentes aos processos afetados, direta ou indiretamente, pela automação. Elabore normas escritas, adapte formulários, redesenhe relatórios, etc. |
| • | Crie e alimente os cadastros previstos. Em especial, cadastre as mercadorias com seus respectivos código de barras (números EAN). Para maior facilidade e segurança, é aconselhável obter, junto a todos os fornecedores, listagens de seus produtos com os respectivos códigos de barras. |
Feche acordos com os parceiros (fornecedores, bancos e outros)
| • | Exija de seus fornecedores a marcação dos produtos com os códigos de barras, tanto nas embalagens de venda quanto nas unidades de despacho, informe-se na EAN a respeito desses códigos de barras. |
Organize o treinamento de pessoal
| • | Até aqui você envolveu as lideranças (sócios, diretores, gerentes) e os Agentes de Mudança ( equipe do projeto e técnicos). Agora é hora de envolver os Pacientes internos da mudança (caixas, repositores, atendentes, recebedores, supervisores). Antes de mais nada, eles precisam estar motivados para cooperar com a mudança. |
| • | Escolha cuidadosamente os "multiplicadores" (pessoal interno que será treinado para treinar os demais). |
| • | Não limite o treinamento apenas aos aspectos operacionais (como operar o equipamento, qual a nova rotina de trabalho e quais os novos formulários). Trabalhe também as questões posturais (motivação, conceitos de "qualidade", de "cliente interno", etc.). |
| • | Planeje cuidadosamente as datas do treinamento. |
Teste antes de iniciar a implantação
| • | Teste cuidadosamente toda a configuração e os processos "em laboratório" (fora do ambiente operacional), para se certificar de que tudo "roda" conforme definido. Simule todas as alternativas e confira o resultado e o desempenho do sistema. |
| • | Somente após ter certeza de que todas as funções previstas estão de acordo, libere para implantação. |
Dicas importantes
| • | Se o porte de sua loja permitir, atribua a um colaborador a responsabilidade de coordenador para contatos com fornecedores, levantamento de números, orientação no cadastramento, definição de números internos, etc. |
| • | Se seu negócio for pequeno demais para ter um coordenador, assuma você mesmo esse encargo. Verá que o retorno compensará seu esforço. |
| • | Após a implantação, esse coordenador, com domínio sobre detalhes do sistema, trabalhará para a racionalização dos procedimentos internos, a melhoria da interface com os fornecedores e a difusão do código de barras. |
| • | Cuide da comunicação com sua clientela. Prepare com antecedência um plano completo de comunicação. O cliente precisa entender o que está acontecendo e compreender o que estará ganhando com a automação de sua loja. |
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